文|大西萌
源|一周进步(ID:weekweekup)
Excel多级联动下拉列表既提升了工作效率,又保证了数据不会录入出错,但很多人却不会使用。
今天,只需花1分钟就能学会,就是这么简单!
——院长大大
早几天学校的一个小师妹突然间来找我聊天,跟我吐槽说,经过三年的努力自己终于坐上学生会部长的位置了,然而学校要求部门提交一系列的资料,在资料搜集中遇到了很大的麻烦。
学校学生会组织招新已经结束,试用期过后留下的新成员,需要制作一批新的通讯录,主席传达给部长,部长传达给组长,组长再分配给每个干事去填写个人信息。
然而几天后收集上来的名单,如下图,却让人大跌眼镜。
“金融与贸易系”被新干事写成了“经济与贸易系”
“投资与理财”专业被简写成了“投理”
因为数据录入规则没有规范统一,导致了干事们随意填写,最终产生了数据录入有错字、简称与全称同时录入等问题。
确实,数据录入的繁琐,工作效率的低下,甚至数据出错率居高不下,分分钟会影响自己工作的心情。
那么究竟如何才能提高效率,保证数据录入不会出错呢?
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解决思路
把能够固定录入的信息,变为下拉列表的方式,由填表人通过直接选择的方式,填写信息,避免手动打字录入失误。
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解决方法
利用序列,生成下拉列表。
方法一:数据验证
可使用数据验证来限制数据类型或用户输入单元格的值。数据验证的最常见用法之一是创建下拉列表,利用下拉列表限制用户输入数据的值。
1 在单元格中创建列表数据区域
2 选中索要限制的单元格区域
3 单击数据选项卡
4 选择数据工具组中的数据验证
5 在验证条件中的“允许”选择【序列】
6 在“来源”中选择我们第一步创建的列表数据区域
方法二:快捷键序列
在现有的数据区域中,若已经包含了所有的系别,那么我们可以使用快捷键的方式录入数据。
1 选中数据区域下的相邻单元格,注意一定是要和上方数据相邻的空单元格
2 使用键盘上的【alt】键+方向键【↓】
3 系统会识别出上方所有数据并且生成快捷下拉列表
4 用键盘上的方向键上下选择数据并敲击回车即可 或 使用鼠标选择我们需要填充的数据
然而我们会发现,序列只能录入一列数据,若我第二列的数据想随着第一列的变化而能够录入不同的数据,这要如何操作呢?
这个时候,我们可以考虑使用多级联动序列来完成我们的操作。
- 03 -
多级联动序列
我们在网上填写个人信息的时候会发现,在地址一栏中,我们先选择了省份以后,在后面的选项框中会显示出对应省份的城市供我们选择,以此类推下一个选项框对应的是区。
这种由前一个选项框决定后一个选项框内容的序列,称之为多级联动序列。
那么在我们Excel中如何实现这样的一个多级联动序列呢?
以二级联动为例
建立一个两级联动的列表数据区域
建立一级下拉列表
1 在单元格中创建列表数据区域
2 选中索要限制的单元格区域
3 单击数据选项卡
4 选择数据工具组中的数据验证
5 在验证条件中的“允许”选择【序列】
6 在“来源”中选择我们第一步创建的列表数据的首行
创建列表数据名称
1 选中列表数据区域
2 点击公式选项卡
3 选择【根据所选内容创建】
4 只勾选【首行】即可,去掉其他的勾
5 点击确定完成名称的创建
这个时候我们可以在“名称管理器”中看到我们定义的系别,以及每个系下方对应的专业。
建立二级下拉列表
1 选中专业下面的单元格
2 单击数据选项卡
3 选择数据工具组中的数据验证
4 在验证条件中的“允许”选择【序列】
5 在“来源”中输入公式=INDIRECT()
6 在括号中选择左侧的单元格
7 注意,要去掉数字前面的【$】符号
然后我们来看看现在的表格,在系别这里点击“财经系”,然后在专业下方就会出现对应的专业名称。
快速填充区域
1 确认无误后,删除单元格内容
2 拖拽单元格右下角的填充柄
3 使所有被填充区域都建立二级下拉列表
二级联动下拉列表完成以后,同样的原理,三级联动下拉列表也是建立在二级的基础上,重复以上操作。同理,多级联动下拉列表也是如此。
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- 作者 -
大西萌。一周进步,青年独立兴趣课堂,每周一场免费训练营。让年轻,轰炸你的每个兴趣点。Day Day Study,Week Week Up!来源公众号:一周进步(ID:weekweekup)
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