第四章 电子表格系统Excel 2003
4.1 Excel 2003 概述
4.1.1 Excel 2003的主要功能：
1. 简单、方便的表格制作功能 2. 强大的图形、图表功能
3.快捷的数据处理和数据分析功能 4.列表功能
4.2 Excel 2003 的基本操作
4.2.2工作簿的新建和打开
1. 工作簿和工作表
1）工作簿
工作簿（Book）就是Excel文件，工作簿是存储数据、数据运算公式以及数据格式化等信息的文件。用户在Excel中处理的各种数据最终都以工作簿文件的形式存储在磁盘上，其扩展名为.xls，文件名就是工作簿名。工作簿是由工作表组成的，每个工作簿都可以包含多个工作表。工作表是不能单独存盘的，只有工作簿才能以文件的形式存盘。
2）工作表
工作表（Sheet）是一个由行和列交叉排列的二维表格，Excel工作表最多可由256列和65536行构成。
Excel 2003启动后，系统默认打开的工作表数目是3个，用户也可以改变这个数目，方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令，其中改变的数字介于1-255之间。每次改变以后，需重启Excel 2003才能生效。
3）单元格和单元格区域
① 单元格：工作表中最基本的数据单元，也是电子表格软件处理数据的最小单位。内容长度最大限制32767个字符，只能显示1024个字符。
单元格地址：由列标和行号来标识，列标在前行号在后。例如：B3
② 单元格区域：多个相邻单元格形成的矩形区域。例如：A2：D8
4.2.4单元格和单元格区域的选择
1)选择单个单元格：单击相应的单元格，或用箭头键移动到相应的单元格。
2）选择某个单元格区域：单击选定该区域的第一个单元格，然后拖动鼠标直至选定最后一个单元格。
3）选择工作表中的所有单元格：单击“全选”按钮。
4）选择不相邻的单元格或单元格区域：先选定第一个单元格或单元格区域，然后按住Ctrl键再选定其他的单元格或单元格区域。
5）选择较大的单元格区域：单击选定区域的第一个单元格，然后按住Shift键再单击该区域的最后一个单元格（若此单元格不可见，则可以用滚动条使之可见）。
6）选择整行：单击行标题。
7）选择整列：单击列标题。
8）选择相邻的行或列：沿行号或列标拖动鼠标；或先选定第一行或第一列，然后按住Shift键再选定其他行或列
9）选择不相邻的行或列：先选定第一行或第一列，然后按住Ctrl键再选定其他的行或列
10）选择增加或减少活动区域的单元格：按住Shift键并单击新选定区域的最后一个单元格，在活动单元格和所单击的单元格之间的矩形区域将成为新的选定区域
4.2.5 工作表及工作表的管理
1. 选择工作表，单击某个工作表标签，可以选择该工作表为当前工作表。按住Ctrl键分别单击工作表标签，可同时选择多个工作表。
2. 插入新工作表：选择“插入”菜单中的“工作表”命令，新插入的工作表将出现在当前工作表之前。
或 右击插入位置右边的工作表标签，再选择快捷菜单中的“插入”命令
3. 从工作簿中删除工作表：1）方法一：选择要删除的工作表，用“编辑”菜单中的“删除工作表”命令。
2）方法二：右击要删除的工作表，选择快捷菜单的“删除”命令。
4.移动或复制工作表，如果要在当前工作簿中复制工作表，则在按住Ctrl键同时拖动工作表的到目标位置。
5. 隐藏工作表和取消隐藏
1）隐藏工作表：“格式”菜单→“工作表”（下级菜单）→“隐藏”
2）取消隐藏：“格式”菜单→工作表”（下级菜单）→“取消隐藏”
6.隐藏工作簿和取消隐藏：“窗口”菜单→“隐藏”则隐藏； “窗口”菜单→“取消隐藏”则取消隐藏。
4.2.6 输入和编辑数据
1. 向单元格输入或编辑的方式
⑴单击选择需要输入数据的单元格，然后直接输入数据，输入的内容直接显示在单元格内和编辑栏中。
⑵双击单元格，单元格内出现插入光标，移动光标到所需位置，即可进行数据的输入或编辑修改。
如果要同时在多个单元格中输入相同的数据，可先选定相应的单元格，然后输入数据，按Ctrl+Enter键，即可向这些单元格同时输入相同的数据。
2. 文本（字符或文字）型数据及输入
在默认状态下，所有文本型数据在单元格中均左对齐。
（1）在当前单元格中，一般文字如字母、汉字等直接输入即可。
（2）如果把数字作为文本输入（如身份证号码、电话号码、=3+5、2/3等），应先输入一个半角字符的单引号“'”再输入相应的字符。例如，输入“'01085526366”、“'=3+5”、“'2/3”。
3. 数字（值）型数据及输入
在Excel 2003中，数字型数据除了数字0～9外，还包括+（正号）、-（负号）、(、)、,（千分位号）、.（小数点）、/、＄、%、E、e等特殊字符。
数字型数据默认右对齐，数字与非数字的组合作为文本型数据处理。
输入数字型数据时，应注意以下几点：
（1）输入分数时，应在分数前输入0（零）及一个空格，如分数2/3应输入0 2/3。如果直接输入2/3或02/3，则系统将把它视作日期，认为是2月3日。
（2）输入负数时，应在负数前输入负号，或将其置于括号中。如-8应输入-8或(8)。
（3）在数字间可以用千分位号“,”隔开，如输入“12,002”。
无论显示的数字的位数如何，Excel 2003都只保留15位的数字精度。如果数字长度超出了15位，则Excel 2003会将多余的数字位转换为0（零）。
4. 日期和时间型数据及输入
在默认状态下，日期和时间型数据在单元格中右对齐。如果Excel 2003不能识别输入的日期或时间格式，输入的内容将被视作文本，并在单元格中左对齐。
（1）一般情况下，日期分隔符使用“/”或“-”。
（2）如果只输入月和日，Excel 2003就取计算机内部时钟的年份作为默认值。
（3）时间分隔符一般使用冒号“:”。
（4）若要输入当天的日期，则按Ctrl+ ;（分号）。若要输入当前的时间，则按Ctrl+Shift+ :（冒号）。
（5）如果在单元格中既输入日期又输入时间，则中间必须用空格隔开。
5. 自动填充数据，自动填充功能，可以自动填充一些有规律的数据。
6. 编辑数据 单元格中的数据输入后可以修改和删除、复制和移动。
1）数据修改
在Excel 2003中，修改数据有两种方法：
(a) 在编辑栏修改，只需先选中要修改的单元格，然后在编辑栏中进行相应的修改，按“”按钮确认修改，按“”按钮或Esc键放弃修改，此种方法适合内容较多或者公式的修改。
(b)直接在单元格中修改，此时需双击单元格，然后进入单元格修改，此种方法适合内容较少时的修改。
如果以新数据替代原来的数据，只需单击单元格，然后输入新的数据。
2）数据删除：数据清除和数据删除
(a) 数据清除的对象是数据，单元格本身并不受影响。或选定单元格或区域后按“Del”
(b) 数据删除的对象是单元格，即单元格删除，删除后选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失。
3）数据复制和移动
(a)数据复制和移动
用剪贴板复制数据与Word中的操作相似，稍有不同的是在源区域执行复制命令后，区域周围会出现闪烁的虚线。只要闪烁的虚线不消失，粘贴可以进行多次，一旦虚线消失，粘贴则无法进行。如果只需粘贴一次，在目标区域直接按回车键即可。
用鼠标拖动复制数据：选择源区域和按下Ctrl键，按下鼠标拖动到目标区域释放即可。
数据移动与复制类似，可以利用剪贴板的先“剪切”再“粘贴”方式，也可以用鼠标拖动，但不按Ctrl键。
(b)选择性粘贴：“编辑”→“选择性粘贴”命令
4.2.7 插入（删除）行、列和单元格：插入用“插入”菜单；删除用“编辑”菜单
4.2.8 查找和替换，先选定要搜索的单元格区域（若要搜索整张工作表，则单击任意单元格），然后使用“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。
4.2.9 使用公式 Excel 2003的公式必须以“=”开头。
1.公式中的运算符类型
Excel 2003包含四类运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。
（1）算术运算符：+（加号）、-（减号或负号）、*（星号或乘号）、/（除号）、%（百分号）、^（乘方）。完成基本的数学运算，返回值为数值。例如，在单元格中输入“=2+5^2”后回车，结果为27。
（2）比较运算符：=（等号）、>（大于）、<（小于）、>=（大于等于）、<=（小于等于）、< >（不等于）。用以实现两个值的比较，结果是逻辑值True或False。例如，在单元格中输入“=3<8”，结果为True。
⑶ 文本运算符：&，用来连接一个或多个文本数据以产生组合的文本。例如：在单元格中输入“="职业"&"学院"”（注意文本输入时须加英文引号）后回车，将产生“职业学院”的结果。
（4）引用运算符：
单元格引用运算符：:（冒号）。如B2:E2
联合运算符：,（逗号）。将多个引用合并为一个引用。如SUM（B5:C7，C5:D8）求两个区域覆盖的数值之和。
交叉运算符：空格。产生同时属于两个引用的单元格区域的引用。如SUM（B5:C7 C5:D8）求两个区域公共部分数值之和。
2.公式中的运算顺序优先等级:（冒号）、空格、,（逗号） →→%（百分比） →→ ^（乘幂） →→ *（乘）、/（除）→→+（加）、-（减）→→ &（连接符） →→ =、<、>、<=、>=、<>（比较运算符）
如果要修改计算的顺序，则应把公式中需要首先计算的部分括在圆括号“()”内。
3. 输入和编辑公式
选择要在其中输入公式的单元格，先输入等号，或者通过单击编辑栏中的“编辑公式”按钮或工具栏中的“粘贴函数”按钮自动插入一个等号，接着输入运算表达式，最后按回车键确认。
注意：第一: 运算符必须是在英文半角状态下输入；第二: 公式的运算量要用单元格地址，以便于复制引用公式。
如果需要修改某公式，则先单击包含该公式的单元格，在编辑栏中修改即可；也可以双击该单元格，直接在单元格中修改。
4. 相对引用和绝对引用
Excel单元格的引用有两种基本的方式：相对引用和绝对引用。默认方式为相对引用。
1）相对引用：指单元格引用时会随公式所在的位置变化而改变，公式的值将会依据更改后的单元格地址的值重新计算。
2）绝对引用：指公式中的单元格或单元格区域地址不随着公式位置的改变而发生改变
3）混合引用：混合引用是指单元格或单元格区域的地址部分是相对引用，部分是绝对引用。
4）三维地址引用：在Excel中，不但可以引用同一工作表中的单元格，还能引用不同工作表中的单元格
5. 在公式中使用函数
Excel 2003函数由函数名、括号和参数组成。当函数以公式的形式出现时，则应在函数名前面输入等号。
函数输入：1）从键盘上直接输入函数
2）使用“插入函数”对话框：“插入”→“函数”
3）使用工具栏按钮
公式不正确，常见出错信息：
错误值 | 可 能 原 因 |
##### | 单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或单元格的日期时间公式产生了一个负值 |
#VALUE！ | 使用了错误的参数或运算对象类型，或公式自动更正功能不能更正公式 |
#DIV/0！ | 公式被0（零）除 |
#NAME？ | 公式中使用了Excel 2003不能识别的文本 |
#N/A | 函数公式中没有可用数值 |
#REE！ | 单元格引用无效 |
#NUM！ | 公式或函数中某个数字有问题 |
#NULL！ | 视图为两个并不相交的区域指定交叉点 |
6.函数应用实例
⑴ “=SUM（C2:F2）”，用于求总和
⑵ “=AVERAGE(C2:F2)”，用于求平均数
⑶ “=RANK(G2,$G$2:$G$11)”,用于求名次
⑷ “=COUNTIF(B2:B11,“男”)”，用于计算男生的人数
⑸ “=MAX（G2:G11）”,用于计算总分最大值
4.2.10 批注：“插入”菜单→“批注”
4.3 格式化工作表
4.3.1 格式化数据
单元格的数据格式定义包括六部分：数字、对齐、字体、边框、图案和保护。
制作表格标题居中，方法：选定区域→单击常用工具栏“合并居中”
4.3.2 调整单元格的行高和列宽：“格式”菜单→指向“列/行”→“列宽/行高”
4.3.3 自动套用格式和条件格式:“格式”菜单→“自动套用格式/条件格式”
4.4 数 据 清 单
有二维表性的电子表格在Excel中被称为数据清单，数据清单类似于数据库表，可以像数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段。数据清单的第一行必须为文本类型，为相应列的名称。
4.4.2 排序和筛选
1.排序，有升序和降序两种，升序是从小到大排序，降序是从大到小排序。用“数据”→“排序”命令
2.筛选，有自动筛选和高级筛选，与排序不同，筛选并不重排清单，只是暂时隐藏不必显示的行。
⑴自动筛选：“数据”→指向“筛选”→“自动筛选”
4.4.3 分类汇总：分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地进行统计处理。“数据”菜单→“分类汇总”
4.5 使 用 图 表
数据图表就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，使得数据更直观。当工作表中的数据发生变化时，（嵌入式）图表中对应项的数据也自动变化。
Excel中的图表分两种，一种是嵌入式图表，它和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候也同时打印；另一种是独立图表，它是一张独立的图表工作表，打印时与数据表分开打印。
创建图表：常用工具栏→“图表向导” 或“插入”菜单→“图表”
4.6 打 印
4.6.1 页面设置，单击“文件”菜单中的“页面设置”命令
4.6.2 使用分页符
1.插入水平垂直分页符：“插入”菜单→“分页符”命令
2.分页预览：“视图”菜单“分页预览”命令即可分页预览工作表，手动插入的分页符为实线，自动插入的为虚线 3. 移动分页符，只有在分页预览时才能移动分页符
4. 删除分页符：若删除人工分页符选择“插入”菜单“删除分页符”命令；若删除所有人工分页符，则选择“视图”菜单中“分页预览”命令，然后右击任意单元格，选择“重置所有分页符”命令
4.6.3 打印预览
单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮或者“文件”菜单中的“打印预览”命令
4.7 Word 2003和Excel 2003的协同操作
Excel 2003与Word 2003之间的信息共享方式有两种类型：对象链接和嵌入（OLE）。
1. 链接对象：对象被链接后，被链接的信息保存在源文件中，目标文件中只显示链接信息的一个映像，它只保存原始数据的存放位置。
2. 嵌入对象:与链接的对象不同，嵌入的对象保存在目标文件中，成为目标文件的一部分，相当于插入了一个副本。更改原始数据时并不更新该对象，但目标文件占用的磁盘空间比链接信息时要大。
