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从电子表格到云端,看全球领导者Bentley如何引领T&E数字化转型

Concur财智商旅 2020-11-20 15:44:36


从步行到汽车,从油灯到电灯,从家信到手机……变革无处不在。


企业的差旅与费用 (T&E) 也是一个不断变迁的过程。曾经,使用电子表格管理 T&E 意味着繁琐的流程和不经意的出错,而当电子表格迁移到基于云的自动化解决方案时,会发生哪些令人惊喜的改变?Bentley 的经验或许会带给您一些有价值的思考:


传统 T&E 管理模式遭遇瓶颈


Bentley 是一家为全球各地的工程、建筑和施工公司提供可加快基础设施项目交付并提升资产性能的解决方案和软件的领先科技公司,在全球 50 多个国家及地区拥有 3,000 余名员工,当中很多的员工都花费大量时间在差旅上,为客户进行咨询服务,管理 T&E 由此成为公司一项艰巨的任务。事实上,T&E 是 Bentley 最大的可控年度费用之一,仅次于薪水和福利。



像许多企业一样,Bentley 的 T&E 自动化始于电子表格和电子邮件:一方面使用 Outlook 模板用作差旅申请,一旦请求被批准,该申请将进入一家商旅管理公司 (TMC) 进行预订;另一方面使用 Excel 用来捕获和详述费用,并一步步发送给经理审批。


当然,这个流程不可避免带来了许多挑战,比如数据输入不准确,低效的纸质文件处理,以及缺乏对消费细节的了解。Bentley 想要获取管理 T&E 的更好的方法,所以,在 2010 年他们开始转向其长期技术合作伙伴 SAP 寻求帮助。


来自 SAP 的内部部署解决方案


Bentley 早已是 SAP ERP 和 CRM 的客户, 他们发现 SAP 的差旅和费用管理解决方案同样能满足他们在 T&E 管理方面的需求,该内部解决方案能够为组织整个流程带来极大的改进


借助该解决方案,他们能够整合和自动化差旅申请和费用报告,并使差旅和管理人员的整个流程处理更加自助。员工能够自动计算汇率,并创建符合他们业务运作方式的工作流程以及为客户收取相关 T&E 开支所需采取的步骤。并且,他们能够从始至终在 SAP 中完成费用的处理、发布、支付,从而提高效率、可见性和控制力。


借助 Concur,百尺竿头更进一步


通过采用 SAP 的解决方案,Bentley 的 T&E 管理取得了非常大的改进,但还有更多工作有待完成。几年之后,Bentley 做了一些自我评估,发现差距依然存在。在对团队成员进行调查之后,Bentley 发现不同用户有他们自己的想法:


差旅人员希望用流畅而简单的应用和单一的系统完成从预约到报销的一切事物;AP 工作人员想要减少每个月可能消耗多达一个星期的发布和处理时间;企业希望拥有一套单一的政策适配不同国家和地区;每个人都希望整个流程能够更加移动化。


因此,在 2013 年,Bentley 开始寻找其他解决方案并最终选择了 Concur。Concur 填补了 Bentley 所发现的以下空白:


具有自动化功能,可快速更新和升级的基于云的解决方案

可以处理申请和对公支付的独特逻辑的多级审批工作流程

航空公司、酒店和汽车供应商的电子收据可直接录入 Concur,自动填写费用报告并附有逐项费用

自动计算货币兑换率

自动计算特种税,比如英国的增值税、澳大利亚的附加福利税等

通过 Concur 的应用在智能手机上进行简单的照片拍摄以取代繁琐的收据扫描,自动填充费用并将收据附在费用报告中

对违反政策的费用报告进行 100% 复核的审计服务

互动的仪表盘、报告和提醒,提供支出的实时分析


SAP + Concur :1+1>2的魔力


除了以上好处,Concur 还能实现与 Bentley 的 SAP 系统无缝集成。SAP SuccessFactors 中的人力资源信息和 SAP ERP 中的成本对象被直接自动接入到 Concur,自动创建和更新员工资料。这些配置文件将自动发送给 Bentley 的 TMC 和 GDS 合作伙伴,因此信息能够始终是准确和最新的。


新的差旅人员在出差之前不必再填写表格,他们的信息已经存在于系统中。当组织结构改变时,这些信息会被更新,从而管理者/审批者关系也随之更新。


当然,信息也可以反向流动。因此,费用和支出的细节也会在 SAP ERP 中被更新,企业能够对预算状况和费用计划进行一贯的、准确的查看。


现在,比以往的任何时刻都更好


如今,Bentley 的团队正在看到他们所期望结果:


- AP 工作人员得以花费更少的时间处理报告和更多的时间管理支出

TMC 可以花费更少的时间与差旅人员沟通和更新信息

改善了可支付费用的现金流

财务团队获取了进行深入分析时所需更多细节


也许更加重要的是,这一整合的平台使他们能够快速适应和改变他们的政策以及不断变化的业务。并且,它们都是一个 SAP 解决方案中的一部分,能够与企业一起成长,无论他们在何处开展业务。


关于Concur


Concur 是 SAP 旗下为企业提供差旅与费用管理解决方案的市场领导者,致力帮助企业及其员工轻松管理差旅与费用报销。


Concur 的解决方案操作简单,可高效的管理并规范员工费用报销,降低企业成本并节省管理时间。同时,其灵活性与可扩展性的优势还可以满足个别员工或用户的要求,实现不同规模企业对差旅与费用管理的需要。此外,通过 Concur 的移动应用方案,员工可以通过智能手机管理及分享差旅行程,随时随地创建、查看或审批费用报销。


Concur 协助企业管理员工差旅行程,确保员工在出差前的预订符合公司政策,并在差旅结束后核对各项费用。通过获取差旅开支的各项资料,Concur 为企业提供可靠的数据,让企业更有效地与服务供应商进行议价、计划预算方案,并有效控制差旅开支和管理其合规性。Concur 的服务获得了来自全球150多个国家的 36,000 多客户的信赖。了解更多信息,请访问 www.concur.cn。


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