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,,此次修订产生了两大影响。首先,新法案要求公司必须备存“重要控制人登记册(Significant Controllers Register,以下简称SCR)”,按照规定,通常情况下这些信息只可对被法律授权的个人公开,而可以不对公众公开。另外,公司注册处将会针对公司秘书服务提供方(即公司秘书服务公司)和信托公司制定新的发牌制度。这两周我们将简单阐述这两项新政策实行后会对香港公司和香港公司秘书行业带来哪些影响。
自2018年3月1日起,公司须备存“重要控制人登记册”。
根据《公司(修订)条例》(以下简称《修订条例》),所有在香港成立为法团的公司(上市公司除外,主要是在香港注册的股份有限公司)均须识别对其有重大控制权的人并备存SCR,以供香港执法人员查阅。
香港执法人员包括:公司注册处、香港海关、香港金融管理局、香港警务处、入境事务处、税务局、、廉政公署、证券和期货事务监察会等部门。《修订条例》要求公司必须以英文或中文信息备存SCR,记录其重要控制人(Significant Controller,包括须登记人士及法律实体)的详细信息。如果公司没有遵从法律规定备存SCR,该公司及其每名责任人将被处罚最高25,000港币的罚金,并另外每日处罚700港币的罚金。
知识框
香港“责任人(Responsible Person)”
指该人是公司的高级人员或幕后董事;或者该人是某法人团体的高级人员或幕后董事,而该法人团体是该公司的高级人员或幕后董事。
高级人员(Officer)
就法人团体而言,包括该法人团体的董事、经理和公司秘书。
也就是说,即便您作为某香港公司的董事使用法人团体作为您公司的另一董事,您仍然是这家香港公司的责任人。这就是为什么宏杰如此关心公司和公司的高级人员是否触犯了法律。
那么谁是公司的重要控制人呢?公司所有的股东都是重要控制人吗? SCR和股东登记两者有何不同?其实它们两者间存在很大区别,否则也没必要把SCR单独区分开来进行备存。
根据《公司条例》,股东登记所要求的股东资料只包括:(1)成为和终止作为股东的日期(2)姓名(3)通讯地址(4)控股数量。有趣的是,上述要求其实已经200年没有更新过了!
如今,新政下SCR要求登记的资料和以往相当不同,包含:(1)该人现用名字及姓氏、曾用名字或姓氏(2)该人的通讯地址,而该通讯地址不得为邮政信箱号码;(3)该人成为该公司的须登记人士的日期;(4)该人的身份证号码或(如该人没有身份证)所持有的护照的号码和签发国家;(5)该人对该公司的控制的性质。
如果股东不是自然人,他们会被视为“须登记法律实体(Registrable Legal Entity)”——该实体通常是一家公司,但也会有些例外情况:例如有限合伙公司(比如基金等)。法律要求须登记法律实体应提供类似于SCR的信息,包含:
(1)该实体的名称;(2) 如该实体是公司——在其公司注册证明书述明的该公司的注册编号,及其注册办事处的地址;如该实体并不是公司——该实体在其成立为法团或组成的地方的注册编号(或等同于注册编号的其他编号),及其注册办事处或主要办事处的地址;(3)该实体的法律形式及管限该实体的法律;(4)该实体成为该公司的须登记法律实体的日期;(5) 该实体对该公司的控制的性质。
然而,最复杂并且需要注意的地方是:有关登记册亦须载有最少一名指定代表(Designated Representative)。
指定代表须提供与该公司的SCR有关的协助——(1)对公司注册处的人员予以协助,以确定这家公司是否遵从相关法例;(2)对任何其他执法人员予以协助,以利于其在香港法律下执行其职能。
那么谁能做指定代表呢?根据新的法律规定,指定代表必须满足下面两个条件之一:(1)居于香港的自然人;并且为该公司的董事、雇员或成员;或(2)CPA会计专业人士、法律专业人士或信托或公司服务持牌人。法律规定所有的重要控制人,必须在香港指定一名指定代表。
公司的重要控制人包括:对该公司有重大控制权的自然人,和对该公司有重大控制权并成为该公司股东的某公司。如果有一位自然人(不限于公司的注册股东)符合下述5个条件中至少1个条件,即对公司有重大控制权:
1.该人直接或间接持有该公司25%以上的已发行股份;或如该公司没有股本,该人直接或间接持有分摊该公司25%以上的资本或分享该公司25%以上的利润的权利; |
2.该人直接或间接持有该公司25%以上的表决权; |
3.该人直接或间接持有委任或罢免该公司董事局的过半数董事的权利; |
4.该人有权利或实际上对该公司发挥或行使重大影响力或控制; |
5. 该人有权利或实际上对某商号的活动发挥或行使重大影响力或控制,而该商号并不是法人,但该商号的成员,就该公司而言符合首4个条件中的任何1个条件。 也就是说,即公司的最终受益人 ——以上信息整理自《公司注册处》官网 |
当然,法律也要求公司及其高级人员在知悉注册登记有任何变更后的7日内必须更新SCR。在重大控制权人丧失该身份之后,SCR中的信息仍须保存6年才能销毁或删除。
通过以上分析我们知道,公司及公司的高级人员需要负责准备和更新SCR。但是假如股东不肯合作该怎么办?事实上,在一些案例中,信息只能由股东的“关连人士”提供。另外还有补充法律来指明公司和公司高级人员如何从股东或股东的“关连人士”处获取信息。
法律还写明了公司如何调查及获取相关资料:公司须采取合理步骤以确定该公司是否有任何重要控制人;及(如有任何重要控制人)如何识别每名重要控制人。
假如有关公司得知(或有合理理由相信)某人是其重要控制人,则该公司须在公司首次得知该人是其重要控制人后的 7 日内向该人发出“通知”(Notice)。通知须以书面形式呈现,并须规定该通知的收件人确认以下事项:
(1) 收件人是否为该公司的须登记人士;或
(2) 收件人是否为该公司的须登记法律实体。
如果收件人在自有关通知注明日期起 1 个月内未遵从以上规定,则该则通知的收件人及(如该收件人是法律实体)该实体的所有“关连人士”均触犯法律,并将被处以最高25,000港币的罚金。
另外,作为规定收件人
(1) 须述明收件人是否知道有另一人是该公司的重要控制人及该另一人的身份;及
(2) 如知道该另一人的身份,收件人须向该公司提供其所知的、该另一人的所有指明详情。
从以上内容可以看出,如果某人/某公司持有公司25%以上的已发行股份,即可被认为是该公司的重要控制人。除了公司本身的股东以外,指定代表也均必须进行登记,比如:会计专业人士、法律专业人士或信托或公司服务持牌人。请注意,如果公司存在多个股东,且均没有持有25%以上的股份(比如有20个股东,每人只有5%的股份),那么这家公司则应被定义为“没有重要控制人”的公司,但是仍然需要在登记册中注明此事。
我们将在下期文章继续讨论另一项新政:新的许可证制度。
在经济合作与发展组织(Organization for Economic Co-operation and Development,,香港公司注册处一开年就强势出台了上述两条新政,宏杰作为专业的信托和公司服务提供方,已经申请了牌照以更好地提供信托或公司服务的业务。
通过以上阐述,您会发现到申报和备存SCR还是比较复杂的。许多客户因为不了解备存SCR的规则制度,在操作上可能存在漏洞,从而导致不必要的法律风险。事实上,如果一家公司的高级人员没有备存完整的SCR,那么他们则没有任何借口或合理的法律依据来推卸责任。法律要求公司必须查找、并尽其最大努力来查找其重要控制人,即便公司不知道其重要控制人,也必须在SCR中记录并跟进。
宏杰建议您雇佣本公司或者其他持牌的专业公司秘书来进行备存SCR的操作。请一定要避免雇佣那些无牌照,甚至不了解相关法律的公司秘书服务方。宏杰集团作为一家拥有30多年丰富经验的专业机构,我们的团队中有一名专业律师、三名特许公司秘书和四名注册会计师,他们将为我们的客户提供最优质的服务。如果您有任何需要,欢迎您随时与我们联系。
在香港,和其他普通法司法管辖区一样,公司秘书行业的最高职业资格是持有香港特许秘书公会牌照的会员。根据公会官网的定义(http://www.hkics.org.cn/):“香港特许秘书公会(以下简称公会)成立于1949年,是特许秘书及行政人员公会(Institute of Chartered Secretaries and Administrators,简称ICSA)的分支机构。目前拥有超过5,800名会员及3,200名学员。ICSA的起源可追溯到1891年。其前身是由18位公司秘书组建而成的‘股份公司秘书公会’。会员的功能主要是向上市公司董事提供适当意见,。”
“特许秘书是经过专业培训,能够帮助企业在有效运营、合法经营和行政管理中,保持高水准公司治理水平的高级专业人士。他们所接受的特许秘书专业培训,能够提供重要的商业运营意见。特许秘书所提供的意见范围极广,从有关利益冲突的法律问题,到会计处理,战略和企业规划的制定等,无所不包。特许秘书通常会受聘担任董事长、总裁、非执行董事,以及高级管理人员和公司秘书等职务。”
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