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用Excel和Word快速制作学生家庭报告书

贵港覃塘三中 2022-05-18 15:55:42

用Excel和Word快速制作学生家庭报告书



期末是班主任最忙碌的时候,单是家庭报告书的填写,就是一件让人痛苦的事,如果再要一个一个录入学生成绩,不仅吃力不讨好,还容易出错。

如何减轻负担?十几年来,我一直探讨这个问题,最后发现只要使用office软件就可以完美解决。

一、我们要准备的资料:

1、学生的编号姓名和考试成绩excel表、家庭报告书的word文档,为了方便大家使用,本学期的成绩已交由黄新革拆分后发到精悍三中Q群中,大家可以下载使用。

2、用到的知识:能简单使用excelword软件。直接使用到的是word中的邮件合并功能。

二、制作顺序(以下我用的是office2016进行编辑制作,与低版本大同小异):

1、制作有以下表头的电子表:

上面是用到表头分别是:

编号、姓名、性别、评语,这些是学生信息及评语,注意按考号排序,平时留意写好对学生的评价,只需要填写进表格中,每个学期做一些小小调整,年年可用,再不需要那么痛苦。

语段、数段、英段、理段、化段、政段、史段、地段、生段、总段、段等级、语期、数期、英期、理期、化期、政期、史期、地期、生期、总期、期等级,这些是学生考试成绩,可以从学校下发的学生成绩表中复制出来,标题的名称随意定,仅用来标注区分,最终不会生成在我们的家庭报告中。

下面两图,是让大家看清楚的大截图:

上图是学生信息和评语部分。

上图是学生考试成绩和获奖情况。

2、制作、使用家庭报告书的word文档,我们是用“2017年秋家庭报告书“。

3、把上述制作好的文件放在同一个文件夹中,可避免重新打开文档时显示数据源丢失的问题。

注意:以下文档中,最下面表格是学校提供的原始数据,我仅用来复制进“2017年秋学生评语”表中。

4、使用“2017年秋家庭报告书”批量生成1722word家庭报告书。

⑴打开文档:

⑵点击邮件”-“使用现有列表

⑶选择“2017年秋学生评语”

确定之后,因为我的表格使用已使用多年,有多个电子表,我选择今年的“2017年秋1722”。

⑷在家庭报告书的文档中插入相关信息,需要插入的项目其实就是:姓名、评语、段考(期考)成绩及获奖,注意插入的一般带有书名号,是系统自动生成,我们根据需要设置字体类型和大小,生成的效果如下图:

方法是:点“插入合并域“,即显示出以下信息,我们在对应地方选择表头名即可。

⑸开始生成全班的家庭报告书文档。

a、点上述的“完成并合并”,选择“编辑单个文档”,根据本班人数,确定制作多少,我这里是51

⑹生成如以下的文档(附1号学生的家庭报告书样式):

注意:如果发现生成的文档跨页了,说明字体或者格式设置不当,可以在第⑷步中,选择相应的项重新设置合适后重新生成即可。

⑺把生成的信函保存起来,我存为“2017年秋1722班家庭报告书”。

注意,最后生成的文档,再次打印时,即使选择只印第一页,它也会全部打印,这个问题,目前我还没有办法解决。


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