第3章 文字处理Word 2010

 

Word 2010是Microsoft公司最新推出的文字处理软件。它继承了Windows友好的图形界面，可方便地进行文字、图形、图像和数据处理，制作具有专业水准的文档。本章主要来介绍Word 2010的基础操作，包括文档的创建和编辑以及设置文本和段落格式等内容。

3.1  Word 2010概述

3.1.1  Word 2010的主要功能及特点

Microsoft Word从Word 2007升级到Word 2010，其最显著的变化就是使用“文件”按钮代替了Word 2007中的Office按钮，使用户更容易从Word 2003和Word 2007等旧版本中转移。另外，Word 2010同样取消了传统的菜单操作方式，取而代之于各种功能区。Word 2010的主要功能及特点如下：

1. 直观的操作界面

Word软件界面友好，提供了丰富多彩的工具，利用鼠标就可以完成选择，排

版等操作。  

2. 多媒体混排

用Word软件可以编辑文字、图形、图像、声音、动画，还可以插入其它软件制作的信息，也可以用Word软件提供的绘图工具进行图形制作，编辑艺术字，数学公式，能够满足用户的各种文档处理要求。  

3. 强大的制表功能 

Word软件提供了强大的制表功能，不仅可以自动制表，也可以手动制表。Word的表格线自动保护，表格中的数据可以自动计算，表格还可以进行各种修饰。在Word软件中，还可以直接插入电子表格。用Word软件制作表格，既轻松又美观，既快捷又方便。

4.  自动功能

Word软件提供了拼写和语法检查功能，提高了英文文章编辑的正确性，如果发现语法错误或拼写错误，Word软件还提供修正的建议。当用Word软件编辑好文档后，Word可以帮助用户自动编写摘要，为用户节省了大量的时间。

3.1.2  Word  2010的启动

Word 2010的启动有很多种方法，其中常用的有以下几种：

1．“开始”菜单→“程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Word 2010”；

2．若桌面上有Microsoft Word 2010快捷图标，双击它即可启动；

3. 双击任意一个Word文档，可以启动Word；

4．右键快捷菜单→“新建”→“Microsoft Word 2010”。

 

3.1.3  认识Word 2010的工作界面

Word的工作界面主要由“文件”按钮、标题栏、功能区、标尺、滚动条、状态栏、视图切换区、比例缩放区和文档编辑区组成，如图3-1所示。

1． “文件”按钮

单击【文件】按钮，可以在弹出的下拉菜单中选择相应的菜单项进行新建文档、保存文档、打印文档以及设置选项等操作，如图3-2所示。

2． 标题栏
    标题栏显示了当前编辑文档的名称，由快速访问工具栏按钮和文档标题等组成，其中包括“最小化” 、“最大化” 、“关 闭”按钮 。快速访问工具栏是一个可自定义的工具栏，用户可以单击【快速访问工具栏】右侧的下拉箭头，在弹出的下拉列表中添加一些使用频率较高的工具按钮，以方便使用。

3． 功能区

功能区主要有选项卡、组和命令按钮等组成，单击选项卡标签可以切换到相应的选项卡中，单击相应组中的按钮完成所需的操作。

①　“开始”功能区

“开始”功能区中包括剪贴板、字体、段落、样式和编辑五个组，对应Word 2003的“编辑”和“段落”菜单部分命令。该功能区主要用于帮助用户对Word 2010文档进行文字编辑和格式设置，是用户最常用的功能区。

②　“插入”功能区

“插入”功能区包括页、表格、插图、链接、页眉和页脚、文本、符号和特殊符号几个组，对应Word 2003中“插入”菜单的部分命令，主要用于在Word 2010文档中插入各种元素。

③　“页面布局”功能区

“页面布局”功能区包括主题、页面设置、稿纸、页面背景、段落、排列几个组，对应Word 2003的“页面设置”菜单命令和“段落”菜单中的部分命令，用于帮助用户设置Word  2010文档页面样式。

④　“引用”功能区

“引用”功能区包括目录、脚注、引文与书目、题注、索引和引文目录几个组，用于实现在Word 2010文档中插入目录等比较高级的功能。

⑤　“邮件”功能区

“邮件”功能区包括创建、开始邮件合并、编写和插入域、预览结果和完成几个组，该功能区的作用比较专一，专门用于在Word 2010文档中进行邮件合并方面的操作。

⑥　“审阅”功能区

“审阅”功能区包括校对、语言、中文简繁转换、批注、修订、更改、比较和保护几个组，主要用于对Word 2010文档进行校对和修订等操作，适用于多人协作处理Word 2010长文档。

⑦　“视图”功能区

“视图”功能区包括文档视图、显示、显示比例、窗口和宏几个组，主要用于帮助用户设置Word 2010操作窗口的视图类型，以方便操作。

4．标尺

 标尺分为水平标尺和垂直标尺，分别位于文档编辑区的上方和左侧。用户可以使用标尺对文档的段落缩进、制表位、页面边界和栏宽等信息进行设置。

5．滚动条

滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条，分别位于文档编辑区的右侧和下方。当文档内容过长时，用户可以拖动滚动条查看文档中的全部内容。

6．文档编辑区

文档编辑区是用户进行文本输入、编辑以及查阅文档的区域，该区域中闪烁的黑色短线被称为“光标”，即当前输入文字的位置。—

7．状态与视图栏

    状态栏位于工作界面的最下方，主要用于显示当前文档的状态信息，包括当前页码、字数以及所用的语言等信息。视图栏可设置文档的显示比例，也可以调节百分比，数值框等。

3.2  文档的基本操作

    在使用Word 2010编辑文档之前，必须掌握文档的一些基本操作，主要包括新建、保存、打开和关闭文档。只有熟悉了这些基本操作后，才能更好地使用Word 2010。

3.2.1 新建Word文档

Word文档是文本、图片等对象的载体，要制作出一篇工整、漂亮的文档，首先必须创建一个新文档。在Word 2010中如图3-3所示，可以创建空白文档、根据模板创建新的文档、根据现有文档创建新文档，甚至可以是一些具有特殊功能的文档，如书法字帖。                                                

3.2.2 保存文档

对于新建的文档，只有将其保存起来，才可以再次对其进行查看或编辑修改。而且，在编辑文档的过程中，养成随时保存文档的习惯，可以避免因电脑故障而丢失信息。保存文档分为保存新建的文档、保存已保存过的文档、另存Word文档和自动保存文档4种方式。

1. 保存新建文档

单击“文件”按钮，然后从弹出的的下拉菜单中选择【保存】选项，如图3-3所示。随即弹出【另存为】对话框，从中设置文档的保存位置和保存名称，如图3-4所示。设置完毕单击“保存”按钮即可。

2. 保存已有的文档

用户对已经保存过的 文档进行了编辑之后，可以使用以下3种方法进行保存。

①　单击“文件按钮”，在弹出的下拉菜单中选择【保存】菜单项。

②　单击【快速访问工具栏】中的【保存】按钮 。

③　按下【Ctrl】+【S】组合键。

3. 另存文档

用户对打开的文档进行编辑后，如果想保持原文档的内容不变，可以将编辑后的文档另存为一个文档或其他类型的文件。单击“文件”按钮，然后从弹出的下拉菜单中选择【另存为】菜单项，从中设置文档的保存位置和保存名称，如图3-4所示。设置完毕单击“保存”按钮即可。

4. 自动保存文档

    在编辑Word 2010文档时，有时会遇到电脑突然断电的情况，等再次打开电脑后，辛辛苦苦编辑的内容，就会不知去向，当然可以进行文件恢复。但大多数是不可能完全恢复。其实Word 2010默认情况下每隔10分钟自动保存一次文件，用户可以根据实际情况自己设置自动保存时间间隔，单击“文件”按钮→“选项”命令，如图3-5所示。          

3.2.3 打开文档

打开文档是Word的一项最基本的操作。如果用户要对保存的文档进行编辑，首先需要将其打开。打开文档的常用方法有：一种是双击文件图标直接打开，另一种是通过【打开】对话框进行打开。

3.2.4 关闭文档

当用户不需要再使用文档时，应将其关闭。关闭文档的方法非常简单，常用的关闭文档的方法如下：

①　单击标题栏右侧的【关闭】按钮 ；

②　单击【文件】按钮，从弹出的界面中选择【关闭】命令，关闭当前文档，选择【退出】命令，关闭当前文档并退出Word程序；

③　按Alt+F4组合键，结束任务。

3.2.5 文档的视图方式

所谓视图，就是文档的显示方式。Word 2010提供了多种视图方式，包括页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图和草稿等。用户可根据自己的需要设置不同的视图方式，以方便对文档的查看，如图3-6所示。

1.  页面视图

页面视图是使文档就像在稿纸上一样，在此方式下所看到的内容和最后打印出来的结果几乎完全一样。要对文档对象进行各种操作，要添加页眉、页脚和页脚等附加内容，都应在页面视图方式下进行。

2. 阅读版式视图

在该视图模式下，可在屏幕上分为左右两页显示文档内容，使文档阅读起来清晰、直观。进入“阅读版式”后，单击右上角的“关闭”按钮，即可返回之前的视图。

3.  Web版式视图

Web版式视图是以网页的形式来显示文档中的内容，文档内容不再是一个页面，而是一个整体的Web页面。Web版式具有专门的Web页编辑功能，在Web版式下得到的效果就像是在浏览器中显示的一样。如果使用Word编辑网页，就要在Web版式视图下进行，因为只有在该视图下才能完整显示编辑网页的效果。

4. 大纲视图

大纲视图方式比较适合较多层次的文档，在大纲视图中用户不仅能查看文档的结构，还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本。此时，大纲视图还可通过折叠文档来查看主要标题，或者展开文档以查看所有标题和正文。首先将光标放在需要折叠的级别前，然后在“大纲”选项卡中单击“折叠”按钮 ，单击一次折叠一级。若要重新显示文本，可单击“展开”按钮 。

5. 草稿视图

“草稿视图”是Word中的一种视图方式，草稿视图取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。当然现在计算机系统的硬件配置都比较高，基本上不存在由于硬件配置偏低而使Word运行遇到障碍的问题。